1 管理的核心目标——正确、准确

    管理工作的目标非常明确，简言之：正确——把事情做对，准确——把事情做准。在一定的时间内把每项工作落实。本文档就是回答：如何才能做到正确和准确，通过哪些方式方法和工具来保证。

 

2 将“勇敢，精锐”的工作作风打入骨髓

2.1 勇敢

    隆美尔曾经对他的士兵说：“逃跑只会让你的后背挨上一颗子弹！”遇到危险和困难，勇敢永远都要比懦弱安全的多。勇敢是为将者的第一品质，也是成功企业的第一品质。知识不够可以学习、条件不够可以筹备，然而没有血性则一切都无从谈起。“胆识”二字的含义就在于“胆量”要远比“知识”更加重要。

2.2 精锐

    精锐是一种荣誉，是一种状态，但更重要的是一种精神，它体现在我们的精、气、神中，体现在我们工作的细节中。不管自己是不是真的比微软强，先要拿出个样子来，按照精锐之师的态度工作、按照精锐之师的方式思考。

    精锐是这样一种感觉：没有什么难题可以难住我们，我们总有办法解决。

    精锐是这样一种感觉：我们的成果都是精品，不仅完成目标，而且让人欣赏。

    精锐是这样一种感觉：虽然我现在技能还不成熟，但我一定能迅速成长起来。

 

3 进度管理

3.1 任务安排书

    每一项重要的工作，部门会有一份任务安排书。重点描述工作的时间，任务描述，主要负责人，完成状态等信息。例如： 

 

 

 

 

    在这份任务书中，记录了某次任务布置计划。

    任务描述：描述某项工作要完成的工作细节。

    完成时间：这项工作预定的完成时间。

    负责人：该工作的负责人。特别引起注意的是，在第二个任务中，向李总询问公司网站栏目资料，虽然李总是公司的领导，但是这项任务是由张慧欣来负责的。如果李总太忙，没有及时回应该项任务，张慧欣应该不停询问，促进任务的完成。李总在此次任务中，没有义务也没有责任对任务的拖延负责，因为负责人是张慧欣。张慧欣也不得以“李总忘记了”为理由推脱自己没有及时跟进的责任。谁是负责人，谁就有责任保证该任务的落实。

    完成状态：一目了然展示任务的完成状态，便于主管及时督促各项任务进展。

    备注：对该任务做必要的补充说明。

    此文档为电子格式，存在于公司OA系统中，或者电子邮件中。由部门经理或项目负责人负责维护和填写。

 

3.2 日报与周报

 

    日报和周报为电子格式，存在于OA系统或电子邮件中。日报由员工每日早晨填写，周报由员工每周一填写。日报和周报的重要意义在于自己提醒自己，有哪些工作已经完成，哪些没有完成。做到每日每周都有计划。此外，日报和周报也是管理人员考核的重要依据。此工具将工作中的状态自然保留下来，便于日后总结经验和激励。

3.3 例会考评表

    公司每周一早开一次例会，对上一周工作进行总结和考评。有主管人员填写考评表。考评表随各部门不同而有不同的格式。

 

4 OA使用说明

    另见《OA使用手册》，按各个公司的OA系统而定

 

5 邮件使用方法

    邮件是工作中重要的管理工具，如果灵活使用，其作用可以和OA媲美。特别是在某些业务，OA尚没有相关功能时，有非常重要的作用。本节就邮件的使用方法做出描述。

5.1 及时查看邮件

    邮件里有公司的通知，其他同事的相关信息等，应该在上班后立刻查看，例如邮件系统采用foxmail，所以工作foxmail打开时可以自动报告新邮件。

5.2 TO 和CC的区别

    如果需要群发邮件，那么与该事物相关的人，填写在TO中；与该事物无关但想让其知情的人，填写在CC中。凡是TO给自己的，必须查看，日后若因为没有看邮件导致工作拖延，负有责任；如果是CC给自己的邮件，可以忽略。

5.3 确认重要事务

    如果有重要事情，需要用邮件确认。例如小张对某个重要工作有疑虑，可以向经理发一封邮件请示处理办法，经理在邮件中给出指示。将来如果该指示有错误，邮件可以记录是该经理批示的，明确了责任。

5.4 存储重要信息

    某些重要文件，可以存储在邮件中，不至于凌乱丢失。例如某些重要的文件副本，重要的工作计划，可以存储在邮件系统中。

5.5 不要滥用邮件

    最好的沟通方式是面对面交流，邮件系统是管理工具，起到记录跟踪等作用，不可滥用。

 

6 有效沟通

6.1 随时随地准备汇报

    员工应该养成经常向主管汇报工作的习惯，当看到主管时，就要在脑海中想到有哪些工作已经完成，哪些没有完成，还有什么困难等等。这对于主管掌握工作进度十分有必要。通常，可以经常发封邮件给主管报告当前情况。

6.2 问一答十

    同事之间交流要养成问一答十的习惯。例如：

情景一：

经理：小张，电脑买了吗？

小张：买了。

经理：多少钱？

小张：5000多。

经理：什么配置啊？

小张：CPU 2G,内存2G，硬盘100G

情景二：

经理：小张，电脑买了吗？

小张：买了，5000多一台，买了3台。都是CPU 2G,内存2G,硬盘100G。

在情景二中，沟通用一个来回就解决了，节省了时间。这样的员工具有精明强干的特点。尤其在远程用网络沟通时，更加重要。

 

6.3 有条理阐述观点

    工作中阐述自己观点，尽量采取有条理的方式。

小李：我来表达我的意见，有三点（提醒大家，我要说三点，在我说完之前，大家不要打断）。第一……，第二……，第三……。

    这样表述不但清晰明了，也让大家能把话听完，不至于七嘴八舌，说不清楚。

6.4 开会要有提纲和记录

    在开会之前，将本次会议的提纲先拿出来，让与会者有准备和对内容时间的估计。会议结束后，对会议要有记录，形成决定或者共识。会议记录会后用邮件群发给相关人。

6.5 Yes-But法则

    当和同事之间有观点冲突时，应当首先肯定他人的观点，然后提出自己的观点。对事不对人是不现实的，反驳他人的观点不仅让同事之间有不必要的不愉快，也不利于意见的交流。此原则应该尽量遵守。例如：

小李：我的意见……

小张：小李说的很有道理，（Yes，肯定对方），但是我有一些不同的看法（But，说出自己的观点）……

 

7 有条理地完成工作会积累成就感和快乐

    在工作中，有条不紊地完成每一件工作，完成后都会有些成就感和快乐。日久天长后会积累自己的信心。回顾一年内的《任务安排书》，发现自己那一栏都是“完成”，考评表中都是优秀。这种状态会给自己极大的信心和快乐。

 

作者：王浩 
微信号：hiram168